Vademecum da un punto di vista giuridico.
La conservazione sostitutiva delle e-fatture consente di equiparare il documento in formato digitale al suo equivalente cartaceo. Obbligatoria dal 6 giugno 2014 nei confronti della Pubblica Amministrazione e dal primo gennaio 2019 nei confronti dei privati e dei consumatori, l’introduzione della fatturazione elettronica ha contribuito ad accelerare il processo di digital transformation in atto nelle imprese, a partire da quelle più grandi fino alle più piccole.
La corretta gestione delle e-fatture ai fini di validità da un punto di vista fiscale e legale prevede che tali documenti, dopo essere stati adeguatamente compilati e inoltrati al Sistema di Interscambio (SdI), vengano conservati in modalità elettronica per almeno 10 anni. Come viene ben spiegato nella Guida di Danea alla conservazione delle fatture elettroniche, questo processo è un passaggio fondamentale finalizzato a mantenere nel tempo il valore legale dei file digitali.
A tal proposito, il Legislatore ha indicato una serie di procedure che devono essere necessariamente rispettate per conservare i documenti fiscali così elaborati. Innanzitutto, la normativa prevede che ogni e-fattura sia emessa in formato Xml e che contenga le stesse informazioni che si era soliti inserire nel suo equivalente cartaceo (innanzitutto il codice fiscale, il numero di partita Iva e la ragione sociale dell’emittente).
Foto: fatturazione elettronica
In secondo luogo, il documento dovrà obbligatoriamente riportare una firma digitale qualificata, che altro non è se non il corrispondente elettronico della firma autografa autentica. A questo punto, il file elettronico verrà indicizzato tramite l’attribuzione di specifici metadati finalizzati a renderlo reperibile con facilità durante qualsiasi ricerca futura. L’e-fattura così creata dovrà quindi essere inserita all'interno di un apposito lotto di conservazione, che indica l’insieme di file redatti in un medesimo arco temporale, generalmente mensile.
Ciò significa, ad esempio, che le fatture digitali emesse a gennaio e a febbraio dovranno essere inevitabilmente inserite nei lotti relativi ai mesi rispettivi, e non viceversa. L’ordine cronologico dovrà essere rispettato anche dalla numerazione progressiva dei documenti informatici. Pertanto, un lotto non potrà contenere la fattura numero 1 e la numero 3 senza contenere allo stesso tempo la numero 2.
Per concludere in maniera corretta la procedura di conservazione della fattura elettronica, ogni lotto dovrà essere infine chiuso tramite l’apposizione della marca temporale e della firma digitale certificata, in questo caso da parte del Responsabile della Conservazione sostitutiva. Costui, che generalmente viene identificato con il contribuente, fungendo da garante della marcatura temporale assicura l’autenticità del documento e l'mmodificabilità del processo di conservazione.
AV
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